Primero entender, después automatizar
Automatizar un proceso malo lo único que consigue es hacerlo mal más rápido. Por eso el trabajo empieza mapeando cómo se trabaja hoy de verdad, que casi nunca es como dice el procedimiento, y encontrando dónde se va el tiempo.
El diagnóstico es la mitad del valor
Seguimos un caso completo de principio a fin, con cronómetro. Cuánto tarda cada paso, cuántas veces se recaptura el mismo dato, cuántas veces se espera a que alguien conteste, y en qué punto se queda parado sin que nadie lo note.
Ese mapa suele revelar que el cuello de botella no está donde se creía. Muchas veces el mayor ahorro no viene de automatizar sino de eliminar un paso que ya no tenía razón de ser.
Qué se automatiza bien
Todo lo que sea previsible y repetitivo: mover información entre sistemas, generar documentos, enviar avisos cuando algo cambia de estado, cerrar tareas que cumplieron su plazo, preparar reportes que hoy alguien arma a mano cada lunes.
Lo que requiere criterio se deja en manos de una persona, pero con la información ya reunida enfrente en vez de tener que buscarla.
Procesos que se vigilan solos
Un flujo automatizado que falla en silencio es peor que uno manual, porque nadie se entera. Los nuestros reportan: avisan cuando algo no se pudo completar, dejan registro de cada corrida, y muestran cuántas veces se ejecutaron y con qué resultado.
Así el proceso deja de depender de que alguien recuerde revisarlo.
Este servicio forma parte de BMC + Jira. Puedes verlos en la sección de proyectos.
Qué recibes
- ✓ Mapa del proceso actual con tiempos medidos
- ✓ Los pasos manuales identificados y cuantificados
- ✓ Flujos corriendo solos, con avisos cuando algo falla
- ✓ Registro de cada ejecución, para saber qué pasó y cuándo
Preguntas sobre automatización y mejora de procesos
¿Se puede automatizar sin cambiar de sistema?
Muchas veces sí. Se automatiza alrededor de lo que ya usas, conectando lo que hoy se mueve a mano.
¿Cuánto tiempo se recupera?
Depende del proceso, y por eso primero se mide. Sin números antes, cualquier cifra después es una suposición.
¿Qué pasa con la gente que hacía ese trabajo?
En los proyectos que hemos hecho, deja de capturar datos y pasa a atender casos. Esa es la conversación que conviene tener antes, no después.
¿Te sirve para lo que necesitas?
Cuéntanos qué quieres resolver. La primera conversación no cuesta nada ni te compromete, y sales de ella con un alcance claro.